IV Procesos de facturación – Transcript

00:08Entre las operaciones que realizaremos en la asociación vamos a tener un listado de gastos derivados de la actividad económica para los cuales no se dispone de factura completa. En su lugar podremos tener como justificante o facturas simplificadas, hojas de gasto o otro tipo de documentos.

00:28Estas cuestiones son las que vamos a tratar en este cuarto tema y todo ello tendrá su relevancia para el proceso de gestión de datos donde será importante comprobar los movimientos bancarios. ¿Qué es lo que vamos a ver en este tema?

00:45Bueno, pues vamos a ver en primer lugar qué tipo de gastos podemos soportar sin tener facturas completas. En segundo lugar veremos las hojas de gasto, la descripción y el contenido de las mismas, el funcionamiento y pasos para la elaboración y registro de las hojas y la plantilla de hoja de

01:11gastos que os proporcionamos desde la facultad. El tercer punto va a tratar sobre el registro de operaciones sin factura completa que podremos hacerlo o manualmente o en el software de gestión Vamos a comenzar con el primer punto sobre los gastos soportados sin factura completa.

01:35Bueno, ya hemos visto la diferencia entre una factura completa y una factura simplificada, siendo su principal diferencia que las facturas simplificadas no incluyen la información del receptor o del cliente y que no suelen mostrar información tan detallada sobre los productos o servicios prestados. En todo momento tenemos que intentar conseguir la factura completa,

02:02ya que esto nos va a permitir desgravarnos el IVA de la compra y por tanto no aumenta nuestro gasto. Pero en algunas ocasiones esto no será posible y por ello tendremos que saber cómo registrar este tipo de operaciones. ¿Qué tipo de situaciones podemos tener?

02:25Bueno, puede haber gastos que aunque estén a nombre de la asociación se recibe factura, pero la factura no incluye los datos mínimos legalmente exigidos para poder considerarse una factura completa y en este caso pues lo ideal sería volver a hablar con el proveedor para solicitar una factura completa pero puede que eso no sea posible. Entonces tendremos que

02:53registrarlo en el libro de facturas recibidas con el IVA no deducible. También nos puede ocurrir que la factura no esté relacionada con ninguna actividad ofrecida por parte de la asociación, entonces en este caso lo que tendremos que hacer es no solicitar la devolución del IVA en la hacienda. También puede ocurrir que recibamos algún tipo de recibo, por ejemplo,

03:22recibos de banco, gastos relacionados con comisiones, con intereses bancarios, algún seguro, algún recibo de la hacienda pública por tributos, etcétera. Entonces en este caso tampoco vamos a tener ninguna factura completa. Y por último también nos podemos encontrar en la

03:46situación de gastos de dietas de los trabajadores. En este caso son los miembros de la asociación quienes soportan el gasto y es la asociación quien será la responsable de remolsar esos gastos a los trabajadores. Sin embargo esos trabajadores tendrán que rellenar para ello unas hojas de

04:11gastos que es lo que vamos a ver en el segundo punto. ¿Qué son las hojas de gastos? Bueno pues las hojas de gastos sirven para justificar las dietas de los asociados principalmente de viajes aunque también podrán ser derivados de otro tipo de conceptos. Los documentos podrán llevarse a cabo

04:37en formato papel o en digital y esto dependerá de la política de cada empresa. Por tanto las hojas de gastos son documentos utilizados por las personas trabajadoras de una empresa para notificar a la asociación un gasto realizado que ha tenido relación con su trabajo y solicitar a su empresa su reembolso. Por ello cada empresa dispondrá y facilitará a los y a las trabajadoras una

05:06plantilla que deberán rellenar indicando sus datos personales y la información relacionada con el gasto realizado. ¿Qué contenido tendrá que tener la plantilla de hoja de gastos? Bueno pues cada empresa tendrá que definir los campos que consideran necesarios para estos documentos certificativos pero los datos básicos siempre suelen incluir la siguiente información el nombre y

05:33apellido de la persona trabajadora, la fecha, el concepto del gasto y el importe. No obstante pues habrá empresas que incluyan campos adicionales para disponer de más información sobre la operación realizada y de esta manera poder mejorar la gestión como por ejemplo pues se podría incluir información sobre el proyecto al que está asociado dicho gasto para poder

05:59vincularlo al mismo y gestionar mejor. ¿Qué proceso tenemos que seguir para su correcto funcionamiento? Bueno pues para poder llevar un adecuado funcionamiento de las hojas de gasto vamos a diferenciar tres etapas. La primera etapa sería el momento inicial o

06:21antes de que surja cualquier tipo de gasto entonces en este caso pues habrá unas decisiones que la asociación tendrá que tomar para su correcto funcionamiento. La primera decisión sería definir una política de gastos entre los asociados donde se responda a las siguientes preguntas.

06:44La primera sería cuál es la información que se debe incluir en la plantilla es decir crear esa plantilla personalizada y hemos visto cuáles tienen que ser los datos mínimos pero cada empresa decidirá si aparte de esos datos quiere incluir algún dato más. Por otro lado cuánto tiempo tendrá el asociado para entregar la hoja de gastos desde que se realiza la operación o desde que

07:10el trabajador paga ese gasto cuánto tendrá para poder entregar el justificante y la plantilla de hoja de gasto. ¿Cuánto tiempo va a tener la empresa una vez que reciba esa hoja de gasto de reembolzar el dinero a la persona trabajadora? ¿Qué ocurrirá también si no entrega ningún

07:36tipo de justificante? Por ejemplo si el trabajador entrega una hoja de gasto pero no tiene ningún justificante que se vincula a dicho gasto por ejemplo ha ido a hacer una visita a un cliente ha utilizado el peaje y pasa el gasto del peaje pero no tiene ningún tipo de justificante. Entonces

07:58¿Qué va a ocurrir en esos casos? La empresa tendrá que decidir. También se tendrá que decir qué tipo de gastos va a aceptar reembolzar por ejemplo el kilómetro traje y el último sería cuánto pagará por cada concepto. Entonces si decidimos pagar el kilómetro traje cuánto dinero vamos a pagar por cada kilómetro recorrido. Entonces estas cuestiones y puede haber

08:26incluso más son las que se van a tener que decidir antes de llevar a cabo este tipo de gastos. También tendremos que crear un modelo de plantilla para cada uno de los asociados y guardarlo en dry. Entonces cada asociado deberá tener su propia plantilla y también tendremos que crear

08:52carpetas por meses. En cada mes vamos a incluir las hojas de gastos que se han rellenado con su correspondiente justificante. La segunda etapa sería cuando surja el gasto. Entonces lo que tendría que surgir es que el asociado tendría que redactar la hoja de gastos. Entonces lo hará

09:20la persona que ha soportado el gasto y tendrá que justificarlos con su correspondiente factura simplificada o otro tipo de cliente. Por ejemplo cuando una persona de la asociación realice una customer visit y utilice la autopista pues podrá presentar este gasto con la factura simplificada que podrá solicitar en el viaje. Entonces las obligaciones por parte de los

09:45asociados y asociadas serán rellenar la hoja de gasto incluyendo los datos mínimos requeridos, entregar la hoja de gasto en las fechas establecidas por parte de la asociación y entregar la hoja de gasto con todos los justificantes. La última etapa sería cuando la empresa recibe la hoja de gasto. La empresa recibe la hoja de gasto y lo que va a tener que hacer es verificar si los

10:15datos son correctos. Si son correctos los va a tener que contabilizar, puede ser software de gestión o si no en el libro de hoja de gastos y también se tendrá que realizar un control de gastos mensualmente o semanalmente o esto lo desciera cada empresa dependiendo del volumen de gastos

10:39de este tipo que suela tener. Bueno en cuanto a la estructura aquí os he puesto una plantilla que os proporcionamos desde la facultad podéis entrar desde el link y como podéis ver se deben incluir en primer lugar, ya tiene puesto el logo de la asociación y después cada asocio tendrá

11:09su plantilla de hoja de gastos donde tiene que incluir su nombre, su apellido, sus apellidos, el nombre de la asociación a la que pertenece, la fecha de inicio y fin de los gastos o sea el periodo al que pertenecen muchos gastos. Se puede incluir también la actividad a la que están dirigidos los gastos y esos gastos pueden ser correspondientes a un día concreto o exista

11:36la posibilidad de rellenar esta plantilla en periodos mensuales e incluir todos los gastos soportados por la misma persona en el mismo mes, eso sería posible. Como se puede observar pues existe un montón de conceptos por los cuales una persona trabajadora podrá solicitar el reembolso de algún gasto como por ejemplo el transporte, la manutención o kilómetro,

12:03que puede haber un montón de tipos de gasto. En la parte de abajo tendremos que incluir los gastos por los cuales no se puede obtener ningún tipo de justificante como pueden ser los gastos de kilometraje. Por ejemplo en este caso se puede llegar al acuerdo entre todos los

12:28miembros de la asociación de pagar un euro con 32 por kilómetro recorrido. Para tomar esta decisión en la página de Via Michelin se pueden realizar consultas y de esta manera acercarnos un poco más a lo que es el coste de este tipo de gastos de kilómetro. Por último pues la