Curso de Access | Capítulo 5 | Tablas Relacionadas en Access – Transcript

00:00Access es una de las herramientas más potentes para el manejo de información, porque sin la necesidad de procedimientos tan complejos permite relacionarla para obtener cualquier consulta en el momento en que la requerimos. El día de hoy aprenderemos a crear relaciones entre tablas y comprenderemos la importancia de las claves principales.

00:20[Música] Para crear relaciones entre tablas, debemos indicar un campo especial en cada una de ellas, mismo que llamamos clave principal.

00:39Durante el proceso de elaboración de una tabla, siempre debemos incluir un campo que nos ayude a identificar cada registro de manera única e irrepetible. Observa que en esta base de datos existe un campo llamado ID cliente, que del lado izquierdo en la parte superior en el menú indica que es un campo asignado como clave principal. Al indicar esto, los registros de esta columna siempre deberán ser distintos. El campo se emplea para identificar cada registro

01:06con un valor único que se denomina campo clave o clave principal y a su vez el campo clave de una tabla es frecuentemente utilizado en otra con el fin de relacionarlas entre sí. A estos campos llamamos clave externa.

01:23El campo queda automáticamente indexado sin duplicados. Si ingresamos un valor duplicado en el campo clave, Access nos mostrará un mensaje de error. Deberemos aceptar el mensaje y corregir el dato duplicado. No es posible omitir valores en el campo. Todos los registros deberán contener un valor en el campo clave. De lo contrario, Access nos muestra un error. Debemos pulsar el botón aceptar y también capturar un valor en las celdas que haya dejado vacías.

01:52De manera predeterminada, Access asigna como clave principal el primer campo de la tabla, pero si queremos asignar uno diferente, haremos lo siguiente. Ingresaremos a la vista de diseño de la tabla y seleccionamos el campo al cual deseas asignarle la clave principal. Y en la fichar de tabla pulsamos el icono llamado clave principal. Con ellos, Access mostrará un pequeño icono con una llave a la izquierda del nombre del

02:18campo, que indicará que se ha asignado como clave principal. Como ya mencioné, las tablas pueden contener una clave principal a la vez. Sin embargo, en ocasiones será necesario cambiar el campo o hasta eliminarlo.

02:33Para cambiarlo, simplemente debemos crear la clave principal en el campo deseado y de manera automática se quitará del campo anterior. En el caso de que se desee quitar la clave principal, para que la tabla no tenga ningún campo clave, debemos ingresar a la vista de diseño y seleccionamos el campo que contiene la clave principal y desactivamos el botón clave principal.

02:55De esta manera no se mostrará el icono en forma de llave. lo que indicará que no existen claves principales. Accesse herramientas para relacionar tablas y con esto poder acceder rápidamente a la información almacenada sin que exista la necesidad de abrir cada una de las tablas que contienen los datos. Por esta razón, podemos definir este proceso como la vinculación de dos

03:20tablas a través de un campo en común. Por ejemplo, puede darse que solo un registro puede terminar mostrando varios resultados compatibles. Esto lo podemos ver si relacionamos nuestra tabla de clientes que almacena datos personales de los clientes con una tabla de ventas que muestra todas las ventas realizadas de cada cliente. Al abrir la tabla clientes podemos ver el listado de ventas que se realizó a cada cliente. En este ejemplo, la relación se basa en el

03:47campo y de cliente debido a que es el campo en común en ambas tablas. Debemos tener en cuenta que para crear una relación entre tablas, los campos que se van a relacionar deben contener el mismo tipo de datos. Uno a varios. Los datos de un campo pueden tener múltiples registros en el campo de la otra tabla. Por ejemplo, un cliente puede contener varias ventas

04:14registradas. Por lo tanto, el campo ID clientes posee una relación uno a varios registros con respecto al campo ID clientes de la tabla ventas. Varios a varios. Los datos de un campo pueden tener varios registros en otra tabla y viceversa uno a uno. En este tipo de relación, a cada registro de la tabla le corresponde un solo registro en la otra.

04:41Una vez abierta la base de datos que deseamos relacionar, vamos a ir a la ficha herramientas de base de datos y hacemos clic en el botón relaciones. Se mostrará el cuadro mostrar tabla. Con el listado de las tablas existentes, seleccionamos las tablas que deseamos relacionar y pulsamos en el botón agregar y cerramos. Ya abiertas las tablas, vamos a seleccionar el campo en el que vamos a relacionar y lo arrastramos a la otra tabla para relacionarlo. Se desplegará el cuadro

05:09para modificar las relaciones y verificamos que los campos que vamos a relacionar sean los correctos. En caso de no hacerlo, modificamos a través de las listas desplegables los campos que se desean relacionar. Por último, hacemos clic en crear. Se generará una línea que conecta ambas tablas a través del campo elegido. Ahora podemos guardar y la relación entre las tablas se ha realizado exitosamente. Al abrir una tabla que está relacionada con otra y

05:37ambas poseen un campo clave en común, veremos la información correspondiente a la otra. Las relaciones entre tablas nos permitirán realizar cualquier consulta de la información en tan solo unos segundos. Con ayuda de estas herramientas, los informes requeridos por los usuarios de la información solo contendrán realmente la información que se requiere en el momento y condiciones

06:03adecuadas. En el próximo capítulo veremos algunas opciones importantes sobre la integridad de la información cuando trabajamos con tablas relacionadas. [Música] Si te gustó este video, no olvides darle manita arriba y comentar en YouTube.

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06:48las entradas en la página sea de utilidad para tu aprendizaje. Como siempre, para mí es un placer estar con ustedes y nos vemos la próxima. [Música]